MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN (Erlina Lutfiantica)

MERENCANAKAN DAN MELAKUKAN PERTEMUAN

Jenis-Jenis Rapat  

1.         Berdasarkan Tujuan

-Rapat penjelasan (teaching conference)

-Rapat pemecahan masalah (problem solving conference)

-Rapat perundingan (negotiation conference)

2.         Berdasarkan Sifatnya

-Rapat Formal

-Rapat Informal

-Rapat Terbuka

-Rapat Tertutup

3.         Berdasarkan Frekuensinya

-Rapat Rutin

-Rapat Insidental

4.         Berdasarkan Jangka Waktu

-Rapat Mingguan

-Rapat Bulanan

-Rapat Semesteran

-Rapat Tahunan

Persyaratan Rapat

1.      Suasana terbuka

2.      Tiap peserta berpartisipasi aktif

3.      Ada bimbingan dan pengawasan

4.      Menghindari perdebatan

5.      Pertanyaan-pertanyaan yang dikemukakan hendaknya singkat dan jelas

6.      Menghindari terjadinya monopoli

7.      Ada kesimpulan/keputusan

Persiapan Rapat

1.      Undangan Rapat

2.      Ruangan Rapat

3.      Persiapan Akomodasi

4.      Persiapan Materi/Bahan Rapat

5.      Konsumsi (snack dan minuman)

6.      Kesehatan

Agenda Rapat

           Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibahas/dibicarakan  dalam rapat.  Kegiatan mendaftar materi pokok atau pokok permasalahan disebut dengan mengagendakan.

Prosedur Pertemuan

    Prosedur rapat dapat diartikan langkah langkah atau urutan pelaksanaan rapat.

1.      Pembukaan

2.      Pembagian Tugas

3.      Diskusi atau Rapat Kelompok

4.      Rapat Pleno

5.      Perumusan

6.      Penyelesaian Hasil Rapat

Etika Pertemuan

    Teknik Membuka Rapat:

1. Mengucapkan salam
2. Menyampaikan selamat datang  dan ucapan terimakasih kepada peserta rapat atas kedatanganya
3. Mengemukakan tujuan di adakanya pertemuan/ rapat
4. Membacakan tata tetib rapat
5. Membaca agenda rapat (Materi yang akan di bahas ) atau acara rapat

Teknik Menutup Rapat:

Beberapa pedoman yang bisa di lakukan dalam mengakhiri rapat antara lain:

1. Kalau masalah sudah di bicarakan semua segeralah akhiri rapat
2. Rapat hendaknya berlangsung sebentar
3. Hal ini berarti dalam menentukan waktu harus benar-benar di perhatikan
4. Apabila rapat telah selesai, maka hendaknya dengan cepat meninggalkan ruangan dan kembali ke tempat kerja
5. Apabila rapat telah berakhir hendaknya notulis siap membacakan hasil-hasil keputusan
6. Setelah beberapa hari rapat selesai hendaknya ada laporan hasil-hasil kelanjutan

Pembicaraan yang baik akan ditutup tepat waktu sesuai yang disediakan.  Hal–hal yang dapat dikemukakan dalam menutup pembicaraan rapat adalah sebagai berikut:

a. Membacakan hasil keputusan rapat

b. Mendistribusikan hasil rapat jika berwujud naskah

c. Menyampaikan permintaan maaf jika perlu

d. Mengucapkan terimakasih dan mempersilakan kepada peserta rapat untuk kembali ke tempat kerja

Teknik Memimpin Rapat

Tata cara/teknik dalam memimpin rapat sangat erat hubungannya dengan tipe pemimpin rapat, antara orang yang satu dengan yang lain bisa berbeda cara memimpinnya.  Ada beberapa Tipe pemimpin rapat  yaitu:

1.  Tipe otoriter

Pemimpin rapat yang memiliki tipe otoriter cenderung mempunyai sifat ingin menang sendiri  dan lebih menggunakan kekerasan dan paksaan, suatu rapat yang dipimpin oleh pemimpin rapat yang otoriter  dalam komunikasi terjadi komunikasi yang searah/sepihak, gagasan, pendapat dari peserta rapat tidak di pehatikan sehingga peserta rapat menjadi pasif dan hanya sebagai pendengar saja.

2. Tipe laissez faire

Pemimpin rapat yang mempunyai tipe ini merupakan kebalikan dari tipe otoriter, pada tipe ini pemimpin rapat memberi kebebasan kepada peserta untuk mengambil keputusan

3.  Tipe demokratis

Tipe pemimpin rapat yang bersifat demokratis bersifat terbuka, banyak memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk memberikan pendapat, saran, usulan sehingga terjalin komunikasi dua arah.  Pemimpin rapat yang demokratis walaupun memberi kesempatan kepada peserta rapat untuk berpendapat maupun memberikan  saran tetapi tipe pemimpin rapat ini tetap memberikan bimbingan dan pengarahan sehingga keputusan yang di ambil dari rapat merupakan hasil musyawarah semua peserta rapat.

Pengendalian rapat

1. Pengendalian secara bebas terbatas

Pengendalian rapat secara bebas tebatas adalah mengendalikan rapat dengan cara membiarkan peserta rapat salingn berbicara, saling mendebat dan mengadu argumentasi pembicaran belangsung tanpa harus melalui pemimpin rapat pemimpin rapat hanya mengawasi dan memperhatikan untuk mengambi; intisari dari masing –masing kegiatan, setelah di pandang cukup pemimpin rapat menghentikan pembicaraan dan kemudian menarik kesimpulan sebagai hasil keputusan rapar, kelemahan pada pengendalian ini adalah apabila terdapat sekelompok orang yang mendominasi rapat maka anggota rapat yang lain menjadi pasif.

2.  Pengendalian secara ketat

Pengendalian secara ketat adalah mengendalikan rapat dengan cara membatasi pembicaraan, para anggota rapat hanya boleh berbicara atau mengajukan pendapat apabila di izinkan oleh pemimpin rapat, penggunaan pengendalian ini akan menyebabkan jalanya rapat menjadi kaku dan tegang sehingga peserta rapat dalam menyampaikan pendapat kurang optimal

3.  Pengendalian secara kombinasi antara bebas tebatas dan

     ketat

Pengendalian ini merupakan kombinasi antara pengendalian bebas tebatas dan pengendalian ketat.  Selama rapat dapat berjalan dengan tertib maka pemimpin rapat dapat melakukan pengendalian bebas terbatas, tetapi jika rapat mulai tidak tertib maka pemimpin rapt dapat menggunakan pengendalian secara ketat sampai rapat dapat kembali berjalan dengan tetib dan lancar

Teknik Mengajukan Pendapat

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengemukakan pendapat adalah:

1. Sebelum menyampaikan pendapat sebaiknya minta izin dahulu, biasanya dengan mengacungkan tangan 
2. Mengucapkan terimakasih atas kesempatan yang telah diberikan
3. Mengemukakan pendapat dengan bahasa yang jelas, sistematis dan mudah dimengerti oleh pendengar
4. Tidak sakit hati apabila pendapat tidak diterima oleh peserta lain atau mendapat sanggahan
5. Dalam menyampaikan pendapat tidak dengan emosi, jadi tetap bersikap ramah dan santun
6. Tidak memotong pendapat/pembicaraan peserta lain

Teknik Bertanya

1. Pertanyaan langsung ( direct question ) 

Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question)

Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

4. Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tata Tertib Rapat

Ø  Tepat waktu dalam memulai rapat.

Ø  Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta   rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.

Ø  Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

Ø  Adanya partisipasi dari peserta rapat.

Ø  Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

Ø  Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

Ø  Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

Ø  Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

Ø  Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

Ø  Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Catatan Rapat

1.  Notula

Notula adalah catatan garis besar isi pembicaraan dan jalanya suatu rapat atau pertemuan formal lainya. Dalam bertugas sebagai notulis hendaknya yang di catat adalah hal hal yang penting saja terutama adalah keputusan yang di ambil Notula merupakan sumber informasi atau dokumen otentik.  Oleh karena itu notula harus di susun secara objektif, teliti, tepat dan jelas.

Kegunaan Notula adalah sebagai berikut:

§  Dokumen otentik

§  Pedoman untuk melakukan suatu tindakan dalam suatu kantor

§  Alat untuk menyebarluaskan semua informasi yang ad

§  Bahan perimbangan dalam pembicaraan rapat selanjutnya

§  Petunjuk untuk melakukan kegiatan berikutnya

§  Alat-alat untuk mengingatkan kembali hal–hal yang telah di laksanankan dan yang telah di putuskan

2.  Risalah Rapat  

          Setelah membuat notula, seorang sekretaris biasanya juga membuat risalah, Risalah berisi tentang catatan singkat mengenai hasil rapat, risalah merupakan catatan yang lebih singkat dari notula rapat. Isi Risalah merupakan hasil keputusan dari sebuah rapat kemudian ditutup dengan nama notulis dan pemimpin rapat.

Macam-Macam Mesin Pengganda Dokumen

a.  Mesin Stensil Manual

b.  Mesin Fotokopi

c.  Dll

Pengiriman Hasil Pertemuan

Hasil pertemuan atau notulen setelah digandakan kemudian dikirimkan kepada yang berhak untuk mengetahuinya.  Pengiriman atau pendistribusian dapat melalui faksimile, e-mail, pos, kurir (langsung) dengan menggunakan buku ekspedisi.