Materi Kas Kecil ( Erlina Lutfiantica )

Pengertian dan penjelasan lengkap kas kecil

Posted by Tempatnya Solusi dan info terkini on Rabu, 11 Juni 2014

Label: Akuntansi

Kas Kecil (Petty Cash)

Ka Kecil Merupakan uang yang dicadangkan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran yang sifatnya  rutin tapi jumlahnya relative kecil
Petty Cash memiliki beberapa karakteristik yaitu :

• Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. 
• Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari

Metode Pencatatan Kas Kecil :

1. Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

Ialah metode yang menentukan jumlah Petty Cash yang selalu konstan/tetap dan tidak berubah, biasanya Petty Cash diisi dari kas besar sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu. Jika jangka waktunya telah habis, atau jumlah uangnya sudah menipis, maka Petty Cash akan diisi kembali oleh kas besar dengan jumlah uang yang sama.

Keuntungan sistem imprest :

• Menghemat waktu bagi kasir, karna tidak diganggu setiap kali ada pembelian atau pengeluaran kas kecil.
• Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

2. Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

System ini menghendaki bahwa jumlah kas kecil tidak ditetapkan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misal, pada waktu membuat kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kas kecil sebesar Rp. 1.500.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian diisi kembali. Pada saat pengisian,  kalau menggunakan system dana tetap, maka jumlah amount harus sama dengan saldo awal sedangkan pada system fluktuasi, jumlah pengisianya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya (bisa kurang ataupun lebih.)

No	Transaksi	Pencatatan dalam jurnal
		Sistem Dana Tetap/Imprest fund	Sistem Dana Tidak Tetap/Fluctuation Fund
1	Pembentukan dana kas kecil	Petty Cash     Cash	Petty Cash     Cash
2	Pengeluaran Kas kecil ( contohnya: other operational expense)	Tidak dijurnal	Other Oper Exp      Petty Cash
3	Pengisian kembali dana kas kecil	Other Oper Exp      Cash (dijurnal sesuai pengeluaran)	Petty Cash     Cash
4	Penyetoran kembali ke kas, karena dana kas kecil dianggap terlalu besar	Cash      Petty cash	Cash      Petty cash

Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil :

1. Bagian utang menyerahkan Bukti Kas Keluar dan Surat Keputusan Pembentukan Dana Kas Kecil (SK) ke bagian kasa. BKK dibuat rangkap 3, 2 rangkap bersama SK dikirim ke bagian kasa dan 1 rangkap dicatat dalam Register Bukti Kas Keluar. Bagian utang kemudian mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal :

Dana kas kecil                                                             xxx

            Bukti kas keluar yang akan dibayar                            xxx

2. Berdasarkan BKK, bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek.kemudian cek dan BKK lembar ketiga diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan BKK lembar pertama serta SK diserahkan ke bagian jurnal setelah ada cap lunas dari bagian kasa. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut :

Bukti kas keluar yang akan dibayar                            xxx

            Kas                                                                              xxx

3. Pemegang dana kas kecil menggunakan cek yang sudah di otorisasi untuk  menguangkan cek ke Bank dan menyimpan uang tunai tersebut sementara BKK rangkap ke 3 di arsipkan menurut nomor
4. SK bersama BKK rangkap pertama dikirim oleh bagian utang ke bagian jurnal, bagian ini juga mencatat nomor cek pada register BKK
5. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam Register cek berdasarkan BKK rangkap pertama kemudian dokumen-dokumen tersebut di arsipkan

Prosedur Permintaan Dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kas Kecil Dengan Imprest System

1.  Pemakai dana kas kecil membuat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) rangkap 2 dan dikirim kepada pemegang dana kas kecil
2. Berdasarkan PPKK 2 rangkap tersebut, pemegang dana kas kecil menyerahkan uang kepada peminta, kemudian PPKK rangkap pertama dikirim kembali kepada pemakai dana kas kecil bersama dengan penyerahan uang tunai dan PPKK rangkap kedua diarsipkan sementara menurut abjad
3. PPKK lembar pertama diarsipkan sementara menurut nomor kemudian Pemakai dana kas kecil mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung dan membuat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK), selanjutnya PPKK rangkap pertama yang sudah diarsipkan sementara bersama Dokumen Pendukung (DP) dan BPKK dikirim kepada pemegang dana kas kecil
4. Pemegang dana kas kecil memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil berdasarkan DP, PPKK rangkap pertama dan BPKK. Kemudian ketiga dokumen tersebut di arsipkan sementara bersama dengan PPKK rangkap kedua
5. BPKK, PPKK 2 rangkap dan DP yang sudah diarsipkan tadi diambil kembali kemudian BPKK, PPKK rangkap pertama dan DP diarsipkan sementara menurut nomor sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil, sementara PPKK rangkap kedua dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi cap lunas dan diarsipkan secara permanen menurut nomor

Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Dalam Sistem Dana Kecil Dengan Imprest System

1. Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K), dokumen ini dilampiri dengan BPKK, PP3K 2 rangkap dan DP diserahkan ke bagian utang
2. Berdasarkan dokumen-dokumen tadi, bagian utang membuat Bukti Kas Keluar (BKK) sesuai jumlah yang dicantumkan dalam PP3K. BKK rangkap pertama dan ketiga, PP3K lembar kedua, BPKK dan DP diserahkan ke bagian kasa sementara BKK lembar kedua dan PP3K lembar pertama diserahkan ke bagian kartu biaya untuk kepentingan pencatatan rincian Biaya Overhead Pabrik (BOP), biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
3. PP3K lembar pertama dicatat dalam Register Bukti Kas Keluar oleh bagian utang. Jurnalnya adalah sebagai berikut :

Biaya overhead pabrik sesungguhnya                         xxx

Biaya administrasi dan umum                                     xxx

Biaya pemasaran                                                         xxx

            Bukti kas keluar yang akan dibayar                            xxx

4. Bagian kartu biaya mencatat pengeluaran kas dari BKK lembar kedua dalam kartu biaya sedangkan PP3K lembar kedua diarsipkan menurut nomor
5. Bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek berdasarkan BKK tadi, cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil untuk diuangkan dan disimpan kemudian cek dan BKK lembar ketiga diarsipkan menurut tanggal, BKK lembar pertama, PP3K, BPKK dan DP diserahkan ke bagian jurnal setelah bagian kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK
6. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam Register Cek, kemudian BKK dan dokumen pendukung lainnya diarsipkan secara permanen. Jurnalnya adalah :

Bukti kas keluar yang akan dibayar                            xxx

            Kas                                                                              xxx