Jenis Jenis Surat Niaga (Erlina Lutfiantica)

Jenis Surat Niaga antara lain:

1.      Surat penawaran barang

2.      Surat permintaan barang

3.      Surat permintan penawaran barang

4.      Surat pemesanan

5.      Surat klaim (tuntutan ganti rugi)

6.      Surat pengantar barang

7.      Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

A.    Pengertian Dari Jenis-Je nis Surat Niaga

1.      Surat Permintaan Penawaran

           

Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual mengajukan penawaran secara resmi kepadanya.

Contoh Surat Permintaan Penawaran

Yogyakarta, 14 Juni 2011

No. : 345/ADM-PB/VI/2011
Hal : Permintaan Penawaran

Kepada Yth. :
Pimpinan PT. Surya Abadi
Jl. Turangga 18A-B
Jakarta Selatan

Dengan Hormat,

Berdasarkan informasi yang kami terima dari rekanan kami, PT. Berdikari Sentosa (CIP: Bapak Arifin) bahwa PT. Surya Abadi menyediakan berbagai macam cat untuk luar ruangan beserta bahan pendukungnya.

Kami dari PT. Anugrah Semesta yang bergerak di bidang produsen pagar aluminium dan besi dengan target pasar ekspor ke Eropa dan Australia adalah pemakai tetap produk cat luar ruangan dengan pemakaian rata-rata 700 liter cat sebulan. Oleh karena itu, dengan surat ini kami mengajukan permohonan penawaran produk dari PT. Surya Abadi berupa :

Cat luar ruangan jenis PU
Dempul grey dengan daya koreksi rata dan tahan terhadap suhu diatas 100 decel
Epoxy yang bisa diaplikasikan dengan cat PU
Clear coat yang tahan gores dan bisa tahan di suhu diatas 100 decel

Demikian Surat Permohonan Penawaran ini kami buat, atas tanggapan serta kerjasama yang baik kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,

PT. Anugrah Semesta

Erlina Lutfiantica

2.      Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya.

Contoh Surat Penawaran

Jakarta, 10 Oktober 2011

Kepada Yth
PT. Maju Saja
Di,-
Jakarta

No. : 098/PNR/2011
Hal : Penawaran Barang Dan Jasa
Lamp. : 1 Berkas

Dengan Hormat

            Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Pengadaan Barang Jasa, kepada Bapak / Direktur  PT. MAJU SAJA di Jl. Perpati Tebang No. 233 Jakarta.

            Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang dan jasa pemasangan instalasi litrik dan telah berpengalaman melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung perkantoran atau pertokoan.

            Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, PT Maju Saja adalah perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membangun lagi gedung pertokoan dan perkantoran. Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk pemasangan dan instalasi listrik sesuai bidang kami.

            Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut

            Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih

Hormat kami,
PT. PENGADAAN BARANG JASA

Erlina Lutfiantica
Manajer Pemasaran

3.      Surat Pesanan

PT Indojaya

Jl. Kalijati No. 46 Subang Tlp. 024.889785

No.      : 23/IDJ/III/2008                                                                                  7 Februari 2008

Lamp.  : -

Hal       : Pesanan Barang

Kepada Yth.

Bagian Pemasaran PT Global Sarana

Jl. Sudirman No. 125

Semarang

Dengan hormat,

            Berdasarkan informasi dari pertugas pemesanan perusahaan Saudara, kami memesan barang-barang tersebut di bawah ini:

1.      Dua unit mesin cuci Sony model S-90E

@Rp. 1,500,000.00………………………..           Rp. 3,000,000.00

2.      Lima unit kipas angin KDK model K-989C

@Rp.300,000.00…………………………..            Rp. 1,500,000.00

                                          Jumlah                               Rp. 4,500,000.00

                                          Diskon 10%                       Rp.    450,000.00

                                          Jumlah yang dibayar          Rp. 4,050,000.00

            Pembayaran secara Cash on Delivrery di kantor kami. Kami harap sebelum tanggal 10 Februari barang-barang tersebut telah kami terima.

            Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Erlina Lutfiantica

Manager Perlengkapan

4.      Surat Konfirmasi Pesanan

PT. Global Sarana

                 Jl. Sudirman No. 125 Semarang Tlp. 024.678143

No. : 57/GSA/VII/08                                                                                        8 Februari 2008

PT Indojaya

Jl. Kalijati No. 46

Subang

Hal .: Konfirmasi Pesanan

Dengan hormat,

            Terima kasih atas pesanan Anda pada tanggal 7 Februari 2008 melalui surat. Dengan ini kami konfirmasikan barang-barang yang Anda pesan dan syarat-syarat sebagai berikut:

1.      Dua unit mesin cuci Sony model S-90E

@Rp. 1,500,000.00………………………..           Rp. 3,000,000.00

2.      Lima unit kipas angin KDK model K-989C

@Rp.300,000.00…………………………..            Rp. 1,500,000.00

                                          Jumlah                               Rp. 4,500,000.00

                                          Diskon 10%                       Rp.    450,000.00

                                          Jumlah yang dibayar          Rp. 4,050,000.00

Terbilang         : Empat juta lima puluh ribu rupiah

Pembayaran     : Cash on Delivery

            Setelah surat ini Saudara tanda tangani, mohon lembar aslinya dikirim/diserahkan kepada kami.

Disetujui oleh pemesanan                                                        Hormat kami,

…………………………                                                         Erlina Lutfiantica

                                                                                                Divisi Penjualan

5.      Surat Pengiriman Pesanan

PT. Global Sarana

Jl. Sudirman No. 125 Semarang Tlp. 024.678143

No. : 58/GSA/VII/08                                                                                        9 Februari 2008

PT Indojaya

Jl. Kalijati No. 46

Subang

Hal .: Pengiriman mesin cuci dan kipas angin

Dengan hormat,

            Pesanan Bapak melalui surat No. 23/IDJ/III/2008 berupa dua unit mesin cuci merk Sony model S-90E dan lima unit kipas angin KDK model K-989C kami kirim hari ini, dan diperkirakan tiba di tempat Bapak besok.

            Sesuai dengan permintaan Bapak, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Selamat, Solo. Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy premi asuransi, daftar rincian barang dan dokumen lainnya.

            Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik. Atas perhatian nya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Erlina Lutfiantica

Divisi Penjualan

6.      Surat Klaim 

  

     PT. Global Sarana

Jl. Sudirman No. 125 Semarang Tlp. 024.678143

                                                                                               

Nomor             : XXI/Srt-Klaim/PD/VII/2011                                    9 Februari 2008

Lamp.              : -

Hal                  : Klaim

Kepada Yth. :
PT. ANUGRAH JAYA MANDIRI
JL. Adiwarman No 12
Jakarta Pusat

Dengan hormat,
            Dengan ini kami beritahukan bahwa ada beberapa barang pesanan kami yang
kami terima dalam kondisi rusak. Berikut ini adalah daftar barang yang
rusak beserta keterangan kerusakannya :

No Deskripsi Jml No. Surat Jalan Keterangan
1 Meja Makan Persegi Ukuran 180x180x75 cm 1 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Ada 4
slat kayu yang lepas tanpa tapping screws
2 Tempat Koran dan Majalah 3 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Kain Kanvas sobek dan
galvanise luntur
3 Meja Telepon 2 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Bagian kaki retak dan sambungan
dengan table top lepas
4 TV Cabinet 1 XVI/SJ-PO/AJM/VII/2011 Kaca retak sepanjang 30 cm dan
handle tidak sesuai pesanan

            Kami telah mengirimkan beberapa foto melalui email yang memperlihatkan
kondisi barang yang rusak. Mohon untuk di follow up mengingat sudah
dekatnya jadwal stuffing.

            Demikian Surat Klaim ini kami buat dengan harapan adanya perbaikan
kualitas barang serta keamanan sistem packing sehingga kedepannya tidak
terjadi masalah yang sama. Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih

                                                                                                      Hormat kami,

                                                                                                      PT. Global Sarana

                                                                                                   Erlina Lutfiantica