materi rapat

Merencanakan dan Melakukan Pertemuan

PENGERTIAN RAPAT

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk  mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Walaupun rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu, membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang tepat antara lain:

1. Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
2. Rapat hanya dijadikan alat  pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
3. Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

1.        Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2.      Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:

a.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.      Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c.       Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.

d.      Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e.       Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f.       Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Beberapa macam-macam rapat dilihat dari segi peninjauannya:

1.        Menurut tujuannya,yaitu:

a)      Rapat penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.

b)       Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan masalah-masalah lain, saling mengait.

c)       Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan keduabelah pihak.

2.   Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:

a.    Rapat formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

b.    Rapat informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.

3.   Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi:

a.    Rapat mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.

b.    Rapat bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu. Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.

c.    Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan Komisaris.

4. Menurut frekuensinya, rapat terdiri atas:

a.       Rapat rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.

b.       Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.

·         Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :

1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).

7. Dan lain-lain.

Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

·         Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

a)   Berdasarkan tujuan.

1. Rapat Penjelasan.

2. Rapat Pemecahan Masalah.

3. Rapat Perundingan.

b)    Berdasarkan sifat.

1. Rapat formal.

2. Rapat informal.

3. Rapat terbuka.

4. Rapat tertutup.

c)   Berdasarkan jangka waktu.

1. Rapat mingguan.

2. Rapat bulanan.

3. Rapat semester.

4. Rapat tahunan.

d)   Berdasarkan frekuensi.

1. Rapat rutin.

2. Rapat insidental.

e)   Berdasarkan nama.

1. Rapat kerja.

2. Rapat dinas.

3. Musyawarah kerja.

Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik?

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

a.       Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b.      Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c.       Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang disembunyikan serta prasangka ).

d.      Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

a)      Persiapan rapat.

Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3. Penentuan tempat.

4. Akomodasi.

5. Konsumsi.

6. Media/peralatan.

b)   Pelaksanaan rapat.

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.

2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.

3. Adanya kendali dari ketua rapat

4. Hindarkan debat kusir.

5. Bahasa harus komunikatif.

6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.

7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.

8. Adanya notulen.

9. Acara rapat.

10. Media rapat.

11. Waktu.

·         Unsur-Unsur Rapat

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :

1. Tujuan rapat.

2. Masalah yang dirapatkan.

3. Pemimpin rapat.

4. Peserta rapat.

5. Media rapat.

6. Notulis atau sekretaris.

·         Tata Tertib Rapat

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1.Tepat waktu dalam memulai rapat.

2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.

3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.

4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.

5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.

6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.

7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.

8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.

9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.

10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat  yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat
3. Pembahasan materi rapat
4. Lain-lain
5. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, ”Apa sih, gunanya rapat?”.

Berdasarkan Buku Kamus Bahasa Indonesia, Edisi Kedua terbitan Balai Pustaka, diuraikan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan ( kumpulan ) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi adalah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe, yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa otang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati/disetujui bersama.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformaluntuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

 Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin ( berkala ), temporer ( sewaktu-waktu ). Rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misal, rapat diselenggarakan di kantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat non formal, misalnya penyelenggaraan rapat dilaksanakan di tempat-tempat yang santai ( sambil hiburan ) seperti di tempat rekreasi, rumah makan, dan lain-lain. Hal yang dibahas dalam rapat tentunya segala sesuatu yang berkaitan dengan suatu kegiatan baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif, dan komunikatif, sehingga tercapai suatu keputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat ( yang telah ditentukan ) tercapai.

·         Prosedur Rapat

Istilah prosedur rapar dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat.

Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :

a.       Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.

b.      Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.

c.       Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran.

d.      Seorang notulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat ialah inti-inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat.

e.       Bila rapat telah berakhir maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yang ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekstern.

Jadi, secara sederhana dapat disimpulkan bahwa prosedur rapat atau pertemuan terdiri atas empat unsur, yaitu :

1. Prapersiapan,

2. Persiapan,

3. Pelaksanaan,

4. Penggandaan dan pendistribusian.

Selain keempat unsur tersebut diatas terdapat hal lain yang mempengaruhi prosedur rapat, yaitu jenis rapat dan tujuan rapat. Jika tujuan dari komunikasi ialah tercapainya suatu keputusan atau adanya pemecahan masalah, maka saluran yang dipergunakan ialah media lisan, kearah peserta yang sedikit atau rapat kecil. Sedangkan penyajian/presentasi formal dengan jumlah peserta rapat yang besar seperti konvensi penjualan, rapat pemegang saham, presentasi untuk analis keamanan, dan fungsi-fungsi upacara, pada umumnya diadakan di auditorium. Untuk memperbesar objek dalam presentasi ini seringkali digunakan alat bantu audiovisual seperti film, audio rekaman, dan slide show.

·         Etika Rapat Dan Gaya Komunikasi.

Salah satu etika yang harus dipahami dan diterapkan adalah etika rapat. Ketika akan melaksanakan pertemuan ( bisnis atau rapat ) maka perhatikanlah prosedur dan etika rapat. Yang dimaksud dengan etika rapat adalah norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan rapat.

Gaya komunikasi sebenarnya merupakan bagian dari etika rapat. Pada saat pertemuan setiap orang yang berbicara mempunyai kebiasaan dan gaya tersendiri atau mempunyai gaya komunikasi yang berlainan. Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan tersebut, antara lain sebagai berikut :

1.      Persepsi.

2.      Ketepatan.

3.      Kredibilitas.

4.       Pengerndalian.

5.       Kecocokan/keserasian.

Beberapa persyaratan agar komunikasi berjalan efektif seperti diuraikan diatas harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain :

1.      Pesyaratan komunikasi yang efektif.

2.      Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah.

3.      Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun, serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.

4.       Budi pekerti, watak, dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

5.      Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi.

Selain kelima unsur tersebut diatas, dalam gaya komunikasi terdapat hal-hal lain yang dapat menarik dalam mempengaruhi pembicaraan. Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain :

1.      Pakaian.

2.      Pandangan mata.

3.      Mimik wajah.

4.      Sikap badan.

5.      Suara.

6.      Tulisan.

·    Teknik Membuka Dan Menutup Rapat

Teknik membuka rapat, yaitu sebagai berikut :

1.       Kalimat pembuka harus menarik atau memikat.

2.      Kalimat pembuka berisi kalimat yang membangkitkan motivasi para pendengar secara cermat.

3.      Kalimat pembuka berisi uraian secara umum tentang materi/topik yang akan dibahas.

4.      Berikan penegasan atau penekanan pada tujuan dari pembicaran.

5.      Gunakan kalimat yang singkat, jelas, tetapi langsung menarik perhatian para pendengar.

6.       Pada awal pembicaraan dapat dipakai beberapa teknik, seperti :

a)      Penggunaan data.

b)      Anekdot.

c)      Membuat pertanyaan.

d)     Mengungkapkan sesuatu yang unik dan istimewa.

e)      Pribahasa, kata bijak, dan kutipan dari kitab suci.

Teknik menutup rapat, yaitu sebagai berikut :

1. Menyusun ringkasan atau kesimpulan.

2. Kalimat penutup.

PENGENDALIAN RAPAT

1.      Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )

Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2.      Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )

Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat  dan bila perlu waktu dibatasi.

3.      Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )

Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.

Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat. Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.

 Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang. Menyampaikan opini yang tidak sejalan dengan pimpinan karena meraka merasa pimpinan tidak mengekang pendapatnya bahkan memberi kebebasan dalam beragumen. Mencapai keputusan bersama tanpa selalu meminta pemimpin sebagai penentu akhir.

Rapat akan menjadi efektif bila :

• Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.
• Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.
• Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat
Perencanaan dan Persiapan Rapat

·       Apakah Rapat diperukan ?

Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya
tidak diperlukan.

Ø  Temukan apa yang terjadi

Ø  Anda memerlukan keputusan yang cepat

Ø  Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan

Ø  Anda ingin melibatkan setiap orang

Ø  Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

·         Siapa yang harus diundang?
Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

Ø  Perlu memberikan persetujuan

Ø  Punya keahlian atau informasi yang diperlukan

Ø  Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat

Ø  Akan melaksanakan keputusan

Ø  Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu

Ø  Akan memberikan kontribusi olh hasilnya

Ø  Secara langsung akan terpengaruh.

·         Informasi Latar Belakang

·         Menciptakan sebuah agenda

·         Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat,
tetapi jarang digunakan secara efektif.

·         Mengantisipasi dan mencegah masalah.
Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

Ø  Orang-orang yang bermasalah

Ø  Topik-topik panas

Agenda Rapat

Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum

rapat dimulai.

ü Menilai butir-butir agenda

·       menilai Permasalahan

·       menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan?

·       menilai Kpentingan rapat

ü  Butir-butir standar

·       Notulen rapat terakhir

·       Meminta maf karena tidak hadir

·       Permasalahan-permasalahan

·       Lain-lain

·       Tangal dan waktu berikutnya

·       Urutan

·       Hal paling penting pertama

·       Hal kurang penting pertama

·       masalah-masalah rutin.

ü  Penentuan waktu

• Menjaga agar rapat tetap pada jalur
• memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas
• Rapat dapat lebih mudah dikendalikan
• Memotivasi orang
• Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

Menulis Agenda

Contoh agenda rapat
No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu
Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

Memimpin Rapat

1. Merencanakan dan Persiapan
2. Membuka Rapat
3. Penyampaian agenda
4. Penyampaian butir rapat
5. Penyampaian tujuan

Diskusi dan Partisipasi

1. Memotivasi
2. Mendengarkan
3. Mengendalikan

Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan
Menilai Keberhasilan (menutup rapat)
Menilai Ulang Rapat

·      Biaya Rapat

·       Mengambil Tanggungjawab

·       Memikirkan ulang rapat

·       Penyebab kegagalan rapat

·       Beberapa perangkat di bawah ini dapat membantu supaya rapat lebih efektif

·       Agenda

TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.

Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya  :

a.       Pertanyaan langsung ( direct question )

Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

b.      Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )

Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

c.       Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

d.      Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )

Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Menurut kacamata hasilnya rapat dibagi dua macam:

1. Bersifat mengikat :

• Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.

Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat peserta rapat Muktamar . Konferensi

• Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi

Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan langkah  lanjutan

• Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam

2. Bersifat tidak mengikat:

• DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon
• POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.
• DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang sesuatu topik,  pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh : Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau dari segi kemahasiswaan. Pendidikan dan pengabdian masyarakat.
• SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya lebih luas.
• Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-pandangan,
• Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi Indonesia tahun 2003.
• TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.
• SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi Daerah”.
• LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu) dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di SMK
• SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda tentang pemasungan kreatifitas.
• TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek, usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani dengan Ibu Megawati.
• PENATARAN : Kegiatan pendidikan dalam rangka menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan. Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.
• PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep pengetahuan yang bersifat teknis.

C. Perencanaan Rapat

Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :

1. Persiapan Ruangan dan Tata Ruang rapat

Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran jalannya rapat. Adalah menjadi tugas Sekretaris dalam untuk mempersiapkan ruangan rapat. Untuk rapat yang bersifat rutin biasanya diselenggarakan di Operation Room atauConference Room yang telah ada di lingkungan kantor. Jika rapat diselenggarakan di Hotel Sekretaris harus pesan kepada Manajer Hotel agar tempat, waktu, tanggal telah dipasang dipapan pengumuman. Papan pengumuman hendaknya diletakkan pada tempat yang mudah diketahui. Biasanya pihak hotel telah memperispakan spanduk misalnya : “Selamat Datang Para Peserta Rapat …. . Sehari sebelum rapat dimulai sekretaris perlu mengadakan “general check” terlebih dahulu agar segalanya bisa dipersiapkan sebaik-baiknya.

Persiapkan pula Tata Ruang (Lay out) rapat berdasarkan pertimbangan :

• Jumlah partisipan
• Hubungan masing-masing partisipan
• Level keintiman
• Jenis rapat (diskusi, presentasi, kuliah dll)
• Apakah Anda ingin meningkatkan atau memperkecil interaksi

2. Persiapan Aministrasi

a. membuat Surat Undangan rapat.

Persiapan surat Undangan sebaik-baiknya dan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam, waktu dan acara rapat.

b. menyusun acara /agenda rapat.

Susunlah acara rapat secara tepat, secara berurutan dengan membuat pokok pokoknya saja, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam atau menitnya.

c. menyusun daftar Hadir

Buatlah daftar hadir untuk peserta rapat. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran biasa.Guna daftar hadir untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai dokumentasi.

d. Mempersiapkan bahan rapat

Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat diadakan bisa berupa :

• Hasil rapat yang lalu
• Hasil kertas kerja para peserta yang akan dibahas
• Peraturan-peraturan yang diperlukan
• Bahan-bahan penerbitan yang berkaitan dengan materi rapat
• Alat-alat tulis, flip chart, marker, penngaris, blok note, pensil dan sebagainya

e. Persiapan peralatan rapat

Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn untuk keperluan rapat seperti :

• Papan dan alat tulis
• Flip chart yaitu kertas-kertas yang digantung lengkap dengan markernya
• OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft PowerPoint.

• Sound system, tape recorder
• Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
• Block note, ballpoint
• Tustel handycam untuk mengabadikan rapat

f. Membuat catatan hasil rapat (notulis)

NOTULA

Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.

Maksud pembuatan notula adalah agar apa yang telah dibahas dalam rapat baik rapat untuk pemecahan masalah atau  rapat untuk pengambilan keputusan dapat menjadi acuan bagi rapat selanjutnya. Dan bagi peserta rapat yang tidak hadir, notula dapat menjadi informasi atas materi yang dibahas dan kesimpulan yang diperoleh. Notula dapat juga untuk melihat perkembangan perusahaan dari waktu ke waktu. Notula dapat dibagikan kepada peserta rapat bila telah disetujui oleh pimpinan. Notula dibuat oleh sekretaris organisasi atau seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas itu, dan posisi duduknya dekat  pimpinan agar sekretaris dapat menebar pandangan ke seluruh peserta.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan

Notula yang dibuat saat rapat berlansung merupakan notula awal. Notula ini perlu disempurnakan dengan tidak mengubah isi materi semula, kemudian diketik rapi dan dimintakan persetujuan pada pimpinan untuk menjadi notula akhir.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan notula :

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang .........
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

Persiapan dalam pembuatan notula :

1. Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer ataupun Note Book atau Laptopuntuk penyusunan notula.
2. Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
3. Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
4. Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat

Isi Notula Rapat

1.      Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.

2.      Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.

3.      Pemimpin rapat

4.      Sifat rapat.

5.      Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.

6.      Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.

7.      Susunan Acara rapat /agenda rapat (tulis secara berurutan)

8.      Jalannya rapat (pembukaan sampai dengan penutup)

9.      Ringkasan jalannya rapat.

10.  Hasil rapat.

11.  Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.

12.  Tempat, tanggal, bulan dan tahun pemnuatan

13.  Catatan khusus.

14.  Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.

15.  Pembuat notula (sekretaris)

16.  Pengesahan notula oleh ketua rapat

Praktik

PT Sandika Citra Cendikia bermaksud hendak mengadakan pertemuan/rapat berupa program training penjualan dengan metode baru, pertemuan ini dilaksanakan sehari yang diikuti oleh 6 karyawan. Agenda rapat sebagaimana tercantum di atas. Tugas anda sebagai sekretaris adalah :

1. Buat gambar layout (Tata Ruang ) rapat dengan ketentuan :

• Peserta 6 orang
• Ukuran Meja 50 x 80 cm
• Ukuran kursi 50 x 50 cm
• Bentuk tata ruang letter O
• Dilengkapi dengan komputer, OHP untuk media rapat

2. Buat surat undangan rapat, tanggal hari ini

3. Siapkan layout notula rapat yang akan digunakan

4. Ungkapkan ucapan yang tepat dalam membawakan acara pembukaan rapat