Memproses Surat / Dokumen

CARA MENANGANI SURAT/DOKUMEN KANTOR

A.    Pengertian Surat

Yang dimaksud dengan surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain.

Dapat pula dikatakan  bahwa surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis.  Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesame pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbale balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan,etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

B.     Fungsi Surat

Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi tertulis, maka bila diteliti lebih mendalam, bahwa bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi, antara lain:

1.      Sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

2.      Sebagai bahan pembukti;

3.      Sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah

4.      Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

5.      Sebagai sarana untuk memperpendek jarak

C.    Tata Cara Penanganan Surat/Dokumen

1. Prosedur penanganan surat masuk

Langkah-langkah pengurusan surat masuk pada umumnya dilakukan sebagai berikut:

a.    Penerimaan

Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara:

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim

3)      Mengolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

b.   Penyortiran

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas:

• Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.
• Mengolong-golongkan surat dinas ke dalam: surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.
•  Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dan sebagainya.

c.    Pembukaan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Kepada

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

Kepada

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181

Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

1. Mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya
2. Menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

d.   Pencatatan, tugasnya:

1. Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat, agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud dari surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata/kalimat yang dianggap penting.
2. Pemeriksaan lampiran-lampirannya
3. Membubuhkan cap yang merupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat.
4. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan untuk surat masuk. Buku ini disebut buku agenda masuk, petugasnya dinamakan agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.

Catatan:

Ada tiga macam buku agenda, yaitu:

1. Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) dalam satu halaman.
2. Buku agenda kembar, yaitu buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah/sendiri-sendiri
3. Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.

e.       Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

1. Surat masuk harus disertai/dilampiri lembar disposisi oleh sekretaris/kepala tata usaha.
2. Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan kepada pimpinan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.
3. Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris/kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi.

f.       Penyampaian surat

Tugas ini dilakukan oleh petugas pengarahan/ekspedisi. Tugasnya yaitu:

1. Surat yang berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buu ekspedisi Intern
2. Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.
3. Petugas pengarahan/ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan

g.      Penyimpanan berkas/arsip surat masuk

Penyimpanan berkas/arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. Berkas-berkas yang penyimpanannya masih ditangani oleh sekretaris ini, merupakan berkas/arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dipergunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Meneliti tanda-tanda, apakah berkas tersebut sudah dapat disimpan (release mark). Tanda-tanda tersebut diberikan pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren = disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.
2. Mengindeks
3. Memberi kode dan menyortir
4. Menyimpan ke dalam folder (map) tertentu
5. Menata arsip

2.      Prosedur penanganan Surat Keluar

a.       Pembuatan konsep surat

Pembuatan konsep adalah kegiatan membuat rencana dan penyusunan penulisan surat-surat keluar.

Kondisi pembuatan konsep surat oleh pimpinan:

1. Pimpinan membuat dan mengetik sendiri untuk surat-surat yang sifatnya rahasia
2. Pimpinan membuat sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru ketik untuk mengetiknya, karena sekretaris dianggap kurang menguasai teknik/cara mengonsep surat
3. Pimpinan membuat konsep surat secara garis besarnya dan untuk melengkapi biasanya dilakukan oleh sekretaris atau bawahan yang dipercaya.apabila konsep surat dianggap sudah selesai/sudah dilengkapi, diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.
4. Pimpinan dalam membuat konsep surat dengan cara mendiktekan kepada sekretarisnya.
5. Konsep surat dibuat oleh orang yang ditunjuk (konseptor), untuk surat-surat yang bersifat rutin, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep surat tersebut disebut konseptor.

b.  Persetujuan konsep surat

Konsep surat yang telah dibuat oleh konseptor dimintakan persetujuan pada pimpinan. Hal ini dilakukan karena adanya kemungkinan koreksi dari pimpinan. Setelah konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan, maka pimpinan memberi paraf persetujuan (acc) pada konsep tersebut, yang selanjutnya konsep surat dapat diketik.

c. Mengagendakan surat

Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar harus diagendakan/dicatat ke dalam agenda keluar (buku verbal) Dan mengambil nomor urut agenda sebagai nomor surat yang akan dikirim.

d.  Pengetikan konsep surat

Setelah konsep surat mendapat persetujuan dari pimpinan dan telah diberi nomor, maka konsep surat tersebut diserahkan kepada juru ketik untuk diketik.

e.  Pemeriksaan konsep

Kepala unit pengetikan harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui korekjsi kesalahan.

f.   Penandatanganan surat dan pemberian cap stempel

Net surat kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang unuk ditandatanganinya.

g.    Pengiriman surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

1. Dikirim langsung,a rtinya surat tersebut dikirim langsung/sendiri oleh kurir perusahaan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern
2. Dikirim melalui pos, pengiriman melalui kantor pos dan giro dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

• Surat langsung dimasukkan ke dalam kotak surat yang diletakkan pada tempat-tempat tertentu, tidak menggunakan tanda terima.
• Surat diantar ke kantor pos dan diserahkan kepada pegawai pos dengan menggunakan tanda terima/buku ekspedisi ekstern.

A.    Pengertian E-mail

E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat computer untuk mengirim surat. E-mail adalah istilah bahasa Inggeris yang merupakan singkatan dari electronic mail  (“surat dengan sarana alat elektronik”). Surat yang dikirim dengan E-mail akan diterima oleh penerima juga dengan E-mail komputer.

Dibandingkan dengan surat konvensional, yaitu surat dengan pos atau surat melalui perusahaan jasa pengiriman yang biasanya disebut dengan istilah perusahaan ekspedisi, E-mail memiliki satu kelebihan yang luar biasa, yakni paling cepat sampai ke tujuan. Bersama dengan selesainya pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan dengan menekan tombol pengiriman, dan saat itu juga sudah tiba di komputer penerima. Apabila si penerima membuka computer penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar televise monitor pertanda masuknya surat. Dengan demikian surat E-mail dapat dideteksi dan dikeluarkan sesuai dengan keinginan si penerima.

1.      Kelebihan dan Kekurangan E-mail

a.   Kelebihan lain dari E-mail :

1) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti yang ada pada surat konvensional yang harus memakai sampul sehingga terjadi pembatasan;

2)  Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar oleh kurir atau tukang pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan addres ataupun kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan sebagainya, dapat bisa dihindari, karena penyampaian E-mail hanya melalui kabel komputer;

3)      Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah.

b.   Kekurangan dari E-mail :

1. Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena harus membeli komputer berikut televisi monitornya. Di samping itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku sekarang menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiah; juga harus dilakukan penyambungan kabel internet atau sejenis yang lain dengan memakan biaya yang tidak sedikit.
2. Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail mejadi terganggu pula;
3. Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer, pengiriman E-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.

Selain pengiriman surat, E-mail juga dapat dimanfaatkan untuk mengirim dokumen seperti yang dilakukan pada pesawat Faksimili. Hasilnya malah lebih bagus daripada Faksimili sebab E-mail menggunakan kertas HVS yang putih bersih dan tinta, sedangkan Faksimili menggunakan kertas khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih E-mail. Selain itu, kertas Faksimili bila terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga.

Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :

1. Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan, yaitu : Mail, Messenger, Puzzles,dan lain-lain
2. Pilihlah  Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
3. Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo
4. Pilihlah menu sesuai kebutuhan seperti :

• Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat  e-mail Anda
• Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain
• Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
• Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
• Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk.

Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut :

1. Delete, digunakan untuk menghapus e-mail yang sudah lama, tidak dipergunakan lagi/e-mail yang tidak jelas asal- usulnya
2. Reply, digunakan bila ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perseorangan maupun kelompok
3. Forward, digunakan bila ingin meneruskan kiriman e-mail yang masuk ke e-mail orang lain
4. Spam, digunakan untuk memberitahukan tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam/e-mail kemungkinan ditumpangi virus
5. Move, digunakan untuk memindahkan e-mail tertentu ke dalam folder tertentu
6. Print, digunakan jika ingin mencetak isi dari e-mail
7. More Action,  digunakan jika ingin melakukan perintah lain dari e-mail dari berbagai kondisi
8. View, digunakan untuk melihat secara lengkap e-mail yang sedang dibaca

Cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo:

1. E-mail Message, digunakan juka ingin mengetikkan sebuah e-mail (compose)
2. Chat, digunakan jika ingin menggunakan fasilitas chatting dengan menggunakan yahoo seperti chatting dengan menggunakan Yahoo massenger (YM)
3. Text Message (SMS), digunakan jika ingin menggunakan fasilitas dalam bentuk SMS (Short Message Service) layaknya telepon genggam

Saat akan menggetikkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetikkan e-mail dalam text editor yang disediakan. Juga terdapar beberapa hal, seperti :

1. To, digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju
2. CC (Copy Carbon), digunkan untuk menggetikan alamat e-mail alternatif
3. BCC (Blank Copy carbon), sama seperti CC, tetapi tidak ditampilkan di e-mail yang akan dikirimkan
4. Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-mail memahami dan mengerti e-mail yang diterimanya.

Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message,  yaitu :

1. Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketik
2. Attach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk file word, exel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan
3. Save Draft, digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian
4. Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketik dengan maksud memudahkan pengertian bagi si penerima e-mail
5. Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan.